С июня этого года действуют новые правила оформления и возмещения расходов на служебные командировки.
За подробностями мы обратились к управляющему партнеру адвокатского бюро «Правовая позиция» Олесе Рябушко.
— Олеся Витальевна, какой документ подтверждает факт направления работника в командировку и дает основания для выплаты ему аванса на оплату связанных с ней расходов?
— Согласно новой Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения. Этот приказ и является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов.
При направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников может быть выдано общее командировочное удостоверение. Это в первую очередь касается театрально-зрелищных организаций (для подготовки, организации, показа и проведения спектаклей, концертов, выставок или иных публичных выступлений), строительных бригад (на строительные объекты), торговых организаций (при выездной торговле). Основное правило: общее командировочное удостоверение выдается при совпадении для всех командированных места и сроков, дат выбытия и прибытия к местам служебной командировки и постоянной работы.
— Когда наниматель должен выплатить работнику аванс?
— Не позднее чем за день до отъезда — в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.
— Как возмещаются фактические расходы в случае превышения суммы выданного аванса?
— Командированные работники, получившие денежные средства на расходы, связанные с поездкой, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить неиспользованные денежные средства. Если же работник понес расходы, превышающие сумму аванса, то наниматель должен произвести с ним окончательный расчет не позднее 30 календарных дней со дня окончания командировки.
— Есть ли изменения, касающиеся оформления командировочного удостоверения?
— Да, необходимо обратить внимание на то, что отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении должны быть заверены подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой, печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник. (Ранее требование о расшифровке подписи не предусматривалось.).
— А если командировка была непредвиденно отменена, сможет ли работник вернуть свои деньги, потраченные, например, на предварительный заказ билетов?
— В случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам наниматель обязан возместить работнику расходы на проездной документ (если таковой был куплен) в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению. Поясню: если работник при возврате железнодорожного билета получил сумму за вычетом 50% стоимости плацкарты, наниматель обязан возместить работнику разницу между полной стоимостью билета и суммой, полученной в кассе вокзала.
— Какие еще расходы возместят работнику?
— По проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Но обращаю внимание читателей «ВВ»: расходы по проезду в пределах места служебной командировки (городским транспортом) оплачиваются за счет суточных и дополнительному возмещению не подлежат.
Если подлинные проездные документы по каким-то причинам не сохранились, транспортные расходы возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.
Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа. Изменился порядок возмещения суточных при предоставлении работнику трехразового питания. Если принимающая или направляющая сторона берет на себя расходы по обеспечению трехразового питания, суточные выплачиваются в размере 15% от установленной нормы. Также командированному должна быть возмещена стоимость завтрака, включенная в стоимость номера (места) в гостинице. А в случае проживания у индивидуального предпринимателя — расходы по найму жилья (при предоставлении квитанции к приходному кассовому ордеру с приложенным договором).
Надо сказать, инструкция дополнена нормой о возмещении работнику иных расходов, произведенных им в интересах выполнения служебного задания с разрешения или ведома нанимателя, т. е. перечень расходов, подлежащих возмещению, перестал быть исчерпывающим.
— А какие расходы могут входить в категорию «Иные»?
— Например, оплата проезда по платным дорогам, платных стоянок, посещения выставок и т. п. Для их возмещения работник в обязательном порядке должен включить указанные расходы в авансовый отчет.