По протоколу переговорам предшествовали церемониальные мероприятия с участием роты почетного караула и исполнением государственных гимнов. В церемониале также участвовали и члены делегаций. Еще одна обязательная традиция - церемония фотографирования двух лидеров. Только после этого главы государств удалились на переговоры.

 

Сперва Александр Лукашенко и Ильхам Алиев проводят встречу в формате "один на один", после к ним присоединятся делегации и переговоры пройдут в расширенном составе.  

Местом проведения переговоров стал дворец "Загульба". Он является частью новой резиденции Президента Азербайджана, построенной в 2008 году. Дворец находится в поселке Загульба в 40 км от Баку, в советское время здесь размещались правительственные дачи.  

Дворец расположен на берегу Каспийского моря, в его архитектуре элементы современных направлений объединены с азербайджанским национальным стилем. Здесь Президент Азербайджана проводит официальные встречи и переговоры.